Surat Pengantar

Tata cara pembuatan surat pengantar

1
Untuk kepala surat di lingkungan fakultas, biro, lembaga, UPT, dan Pasca Sarjana ditulis di bawah nama
institusi dengan huruf kapital Times New Roman font 14 dan ditebalkan. Sedangkan untuk bagian surat yang lain
(kecuali catatan kaki no 2) menggunakan Times New Roman font 12 spasi tunggal.
2
Alamat, kota, dan nomor telepon/fax dan e-mail menyesuaikan dengan fakultas, biro, lembaga, UPT, dan Pasca
Sarjana masing-masing. Tulisan menggunakan Times New Roman font 10 spasi tunggal.
3
Ketentuan penulisan nomor surat:
3.1 Nomor surat dibuat oleh masing-masing unit dan disesuaikan dengan kode unit kerja (lampiran 1) yang
bersangkutan. Khusus untuk lingkungan rektorat (3 biro) penomoran surat terpusat di bagian umum,
adapun fakultas, lembaga, dan UPT nomor surat dibuat di masing-masing unit. Sedangkan kode hal
disesuaikan dengan substansi isi surat (lampiran 2).
3.2 Kepanitiaan tetap menggunakan kepala surat Universitas/unit berdasarkan lingkup kepanitiaan yang
bersangkutan. Penomoran surat menggunakan kode hal Lain-lain (LL). Contoh: nomor/kode unit kerja/
/LL/tahun.
4
Tanggal surat terdiri dari tanggal, bulan, dan tahun penerbitan surat tanpa nama tempat pembuatan surat.
Tanggal surat diketik sebaris dengan nomor surat
5
Lampiran diisi sesuai dengan jumlah lampiran surat yang diterbitkan. Jika tidak terdapat lampiran, maka baris
lampiran dihilangkan.
6
Hal berisi inti keseluruhan surat pengantar (menjelaskan substansi surat pengantar). Jika tidak terdapat lampiran
pada surat, maka Hal diketik langsung di bawah Nomor surat. Misal, Hal: Undangan.
7
Penulisan singkatan Yth., nama jabatan, nama dan gelar pihak yang dituju harus sesuai dengan EYD
(lampiran 3). Tujuan Surat dalam jumlah banyak dapat dilampirkan pada surat.
8
Nama tempat yang dituju diketik tanpa kata depan di dan diketik sejajar dengan kata Yth. Penulisan nama
tempat diawali dengan huruf kapital. Misal: Banjarmasin.
9
Pendahuluan berisi pembuka surat, diketik di bawah serta sejajar dengan alamat/tujuan surat. Kalimat dimulai
tanpa alinea. Jarak dengan paragraf berikutnya dipisahkan 1 baris (ketuk).
10
Isi menjelaskan inti dari surat pengantar. Jarak dengan paragraf berikutnya dipisahkan 1 baris (ketuk).
11
Penutup mengakhiri isi surat pengantar. Lay out catatan kaki no 9, 10 dan 11 lihat contoh di atas. Etika
penulisan catatan kaki no. 9, 10 dan 11 dipelajari oleh masing-masing pembuat surat.
12
Nama jabatan diketik dengan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung dan diakhiri dengan
tanda koma. Misal: Pembantu Rektor Bidang Akademik,
13
Ketentuan pejabat penandatangan surat:
13.1 Wewenang penandatanganan surat Pengantar di lingkungan Fakultas/Biro/Lembaga/UPT/Pasca Sarjana
yaitu Dekan Fakultas, Kepala Biro, Ketua Lembaga, Kepala UPT, dan Direktur Pasca Sarjana.
13.2 Apabila dalam waktu 3 x 24 jam pejabat penandatangan surat berhalangan, maka pejabat penandatangan
surat memberikan surat pelimpahan wewenang/kuasa kepada pejabat di bawahnya dengan disertai
sebutan u.b (untuk beliau) atau a.p (atas perintah).
14
Tembusan diketik sejajar dengan alamat tujuan surat dan sebaris dengan nama pejabat penandatangan surat
tanpa garis bawah dan diikuti dengan tanda titik dua tanpa spasi.
15
Nama pejabat penandatangan surat diketik sejajar dengan nama jabatan. Penulisan nama dan gelar pejabat
penandatangan harus sesuai dengan EYD (lampiran 3).
16
Penulisan nama dan gelar pihak yang diberi tembusan harus sesuai dengan EYD (lampiran 3). Penulisan angka
Arab (1, 2, 3, ... dst.) tanpa diikuti tanda titik
17
NIP diketik di bawah dan sejajar dengan nama pejabat penandatangan. NIP diketik tanpa dikuti tanda titik dan
nomor NIP berupa 9 digit angka tanpa jarak. Contoh: NIP 12345678
18
Untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat, di bagian kiri bawah surat ditampilkan alamat
file+inisial pembuat surat contoh: My Documents/Surat/2007/Surat Pengantar/bnm_bpm (contoh untuk rangkap
pertama surat, diserahkan ke bagian umum).
19
Untuk surat dengan jumlah lembar lebih dari satu, maka pada bagian kanan bawah surat diberi nomor halaman
dengan format:
Halaman x dari y

contoh:

Halaman 1 dari 2